Välittäjätoimija on silta luovan työn tekijän ja asiakkaan välillä. Tämä tehtävä voi toteutua monella eri tavalla, esimerkiksi myyntinä ja markkinointina, sopivan tekijän ja asiakkaan tuomisena yhteen, tai käynnissä olevan prosessin ohjaamisena asemasta, jossa ymmärtää sekä tekijän että asiakkaan toimialoja, vaikka nämä eivät suoraan valmiiksi ymmärtäisi toisiaan.
Välittäjätoimijoiden liiketoimintamallit vaihtelevat toimialan, ydintiimin oman kokemuksen ja verkostojen sekä asiakkuuksien mukaan. Välittäjätoimija on käsite, joka yleisesti kuvaa päämiehen apuna toimivaa ulkoistettua osaajaa, joka auttaa myymään ja/tai toteuttamaan kaupan.
Sopimukset
Toisen osapuolen työn, palveluiden, oikeuksien tai tuotteiden välittämisen ytimessä on välittäjätoimijan ja edustettavan keskinäinen sopimus. Sopimuksen tulee olla kirjallinen ja molempien yhteisesti läpikäymä, keskustelema ja hyväksymä. Koska agentti edustaa tekijöitä ja heidän oikeuksiaan, sekä kauppojen kautta tietyllä tavalla myös asiakkaita, on tärkeää, että agentti asiantuntijana pitää huolta osapuolten välisistä sopimuksista, ja käyttää työhön myös tarvittaessa ulkopuolista apua kuten juridisia asiantuntijoita.
Välittäjätoimija solmii edustettavansa kanssa kehys- tai päämiessopimuksen, jossa sovitaan vähintään myynnin kohteet (agentti) tai muut toteutettavat tehtävät (manageri, kuraattori), keskinäiset vastuut ja velvollisuudet, laskutuksen malli ja sopimuksen raukeaminen. Sopimusmalli on joustava ja kumppanit voivat laatia keskenään sellaisen sopimuksen, joka parhaiten palvelee yhteistyötä. Suositus on, että kummankin osapuolen oma juridinen asiantuntija tarkistaa sopimuksen, jotta molempien osapuolten etu otetaan neuvottelussa huomioon. Näin kannattaa toimia erityisesti silloin, kun sopimus on toistaiseksi voimassa oleva, jatkuvaa yhteistyötä ja sitoutumista edellyttävä. On myös tärkeää varmistaa, että osapuolet ymmärtävät sopimukseen kirjatut asiat samoin, jotta ehkäistään mahdollisia riitatilanteita.
AGMA on julkaissut yleiset sopimusehdot välittäjä-edustettava-sopimusten tueksi. Ehdot kattavat agenttitoiminnan osalta oikeuksien, palveluiden ja tuotteiden edustamisen sekä yhteistyön eri osa-alueet, vastuut, velvollisuudet ja sopimuksen kattavuuden ja päättämisen.
Liiketoiminnan mallit
Välittäjätoiminnan etu useimmilla luovilla aloilla on, että se on nuoruutensa ja uutuutensa ansiosta jatkuvasti muotoutuvaa toimintaa. Useimmat osa-alueet ovat sopimuksenvaraisia välittäjän ja edustettavan välillä, jolloin edustuksen laajuutta voi arvioida tarpeen ja tavoitteiden mukaan. Edustuksen laajuudessa voi olla maantieteellistä, alakohtaista tai muunlaista vaihtelua. Välittäjä voi esimerkiksi edustaa tekijää ainoastaan Pohjoismaissa, tai tekijällä voi olla yksi välittäjä esiintymisiä varten ja toinen muuta luovaa työtä varten. Kirjoittamisen hetkellä havaittavissa on trendi, jossa välittäjä laajentaa edustettavan kanssa tehtävää yhteistyötä entistä useammalle alueelle.
Välittäjän työlle keskeistä on uusien ideoiden ja mahdollisuuksien löytäminen, mutta tämä voi tapahtua edustettava – välittäjä – asiakas -kolmiossa eri suuntiin. Karkeasti nämä voisi jaotella kahteen eri toimintatapaan, joista toisessa välittäjällä on ennalta valikoitu rosteri edustettavia, joiden työtä hän välittää, ja toisessa välittäjä etsii asiakkaan toiveiden ja tarpeiden perusteella kulloisellekin työlle sopivan tekijän. Toimintatapa voi olla myös jokin yhdistelmä näistä. Agentin tehtävä on myös tarkkailla tulevaisuuden yhteistyömahdollisuuksia sekä edustamansa tekijän että asiakkaan edun näkökulmasta. Tähän voi käyttää esimerkiksi markkinoiden asiantuntijoita, vaikkapa agenttikollegoita tai konsultteja.
Koska välittäjätoimintaa on Suomessa monilla aloilla tehty niin vähän aikaa, liiketoimintamallien kirjo on käytännössä hyvin laaja, sillä markkinalle on ollut mahdollista syntyä yrittäjiensä näköisiä välittäjätoimijaorganisaatioita. Osa toimii puhtaasti myyntiagentuureina, esimerkiksi käännösoikeuksia myyvät kirjallisuusagentuurit tai design-tuotteita välittävät agentuurit, osa taas toimii sekä managerina että agenttina omasta taustastaan ja tekijäportfoliostaan lähtien, ja osa agentoi osa-aikaisesti esimerkiksi konsultointitoimeksiantojen lisäksi.
Tyypillisimmät laskutusmallit:
agenteilla: prosenttipohjainen myyntipalkkio toteutuneesta myynnistä, jonka agentti laskuttaa jälkikäteen päämieheltä. Agentti voi laskuttaa myös koko kaupan summan asiakkaalta ja tilittää päämiehelle tämän osuuden.
Muita laskutusmalleja: kuukausittainen kiinteä laskutus (manageri) ja erilliset määräaikaiset toimeksiannot tai toimenpiteet esim. projektitoteutukset.
Laskutus voi olla myös yhdistelmä kaikkia edellisiä malleja riippuen yhteistyösopimuksesta.
Välittäjäroolit
Manageri
Managerin tehtävä on ylläpitää ja kehittää toimivaa käytännön toimintamallia edustettavansa tukena. Manageri voi toimia jopa toimitusjohtajamaisesti edustettavan tekijän liiketoiminnassa, hoitaen neuvotteluista talousrutiineihin ja tuotantotehtäviin laajasti tekijän käytännön bisnestä. Tuotanto- ja taloushallinnon sekä juridisesta osaamisesta on managerin roolissa paljon hyötyä, joten näilläkin taustoilla voi päätyä manageriksi.
Managereja on Suomessa erityisesti musiikin alalla, ja jonkin verran esittävien taiteiden alalla. Klassisen musiikin infrastruktuuri poikkeaa pop-musiikista siinä, että manageri voi toimia myös esiintymisten myyntiagenttina manageroinnin lisäksi.
Myös designin kentällä on toiminut ja toimii joitakin managereja, mutta design-managerointi ei ole vakiintunut samalla tavalla pysyväksi rooliksi kuin se on vakiintunut erityisesti pop-musiikissa. Kuvataiteiden puolella jotkin galleriat toimivat agentin ominaisuuden lisäksi (taiteen myynti) myös manageroiden nousevia kuvataiteilijoita.
Agentti
Agentin rooli keskittyy erityisesti myynnin kehittämiseen ja toteuttamiseen, ja on sitä kautta teoriassa hiukan yksinkertaisempi kuin managerin rooli. USA:ssa agentin toiminta on monessa osavaltiossa lailla määritelty ja suojattu, toisin kuin managerin.
Suomessa luovilla aloilla ei ole ollut laajasti agentuureja. Perinne kattaa ennemminkin maahantuontiagentuurit, joita on ollut maassamme 1900-luvun alkupuolelta lähtien, kun taas kotimaisia luovia tekijöitä uudet agentit ovat ryhtyneet edustamaan systemaattisemmin 2000-luvun alusta.
Kuraattori ja tuottaja välittäjätoimijana
Taidekuraattori ja tuottaja ovat monessa mielessä synonyymejä. Taidenäyttelyn kuraattori tuottaa esimerkiksi näyttelyn taidelaitokseen valiten taiteilijat, neuvotellen sopimukset ja rahoituksen sekä vastaten näyttelysuunnitelmasta.
Tuottaja on esimerkiksi tapahtumissa, live-esityksissä tai audiovisuaalisissa tuotannoissa keskeinen henkilö, joka mahdollistaa projektin ja lopputuotteen toteutumisen niin rahoituksen, tuotantofasiliteettien, henkilöstön kuin jakelunkin näkökulmista. Tuottajat ovat usein erikoistuneet johonkin tiettyyn tuotannon osa-alueeseen kokemuksensa, osaamisensa ja kiinnostustensa pohjalta.
Kuraattori ja tuottaja toimivat usein välittäjinä ja heillä voi olla pysyvä lista tarjolla olevia tekijöitä, joita he hyödyntävät toistuvasti tuotannoissaan. Tuottaja saattaa joko esitellä asiakkaalle luotetun tekijän tai itse käyttää tätä alihankkijana projektista toiseen. Tällöin voidaan ajatella, että he välittävät omien verkostojensa kautta myös muita tuntemiansa tekijöitä.